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Comment Communiquer Efficacement

La communication est un sujet qui peut être difficile à maîtriser. Comment communiquer efficacement afin d’avoir de bonnes relations avec les autres, que ce soit sur le lieu de travail ou à la maison ?

Communiquer avec les autres : Conseils et astuces efficaces

1) Voici 6 conseils pour communiquer efficacement avec les autres, que ce soit sur le lieu de travail ou à la maison :

1. Écoutez vraiment

La plupart d’entre nous parlent plus qu’ils n’écoutent. Qu’est-ce qui fait que nous sommes plus préoccupés par ce que nous allons dire que par ce que l’autre personne nous dit ? Prenez le temps de vraiment écouter ce que les gens disent, par leurs mots, leur ton et leur langage corporel. S’ils savent que vous les écoutez vraiment, ils seront plus ouverts et vous feront confiance pour vous faire part de leurs pensées et de leurs sentiments réels. Posez des questions sur ce qu’ils disent afin de les encourager à s’ouvrir davantage. Plus vous écouterez vraiment, plus ils s’ouvriront,… et le cycle continue.

2. Accompagnez l’autre personne

Les gens n’ont pas besoin d’amis qui les battent ; ils ont besoin d’amis qui les aident. Être un ami, c’est se mettre aux côtés de l’autre même si on n’est pas d’accord avec lui. C’est être là et montrer son soutien pendant qu’elle travaille sur le problème. N’essayez pas de résoudre ou de juger leurs problèmes ; soyez simplement là et faites-leur savoir que vous vous souciez d’eux et que vous les soutenez.

3. Ne donnez pas de conseils non désirés

Avez-vous un de ces amis qui aiment vous donner des conseils même lorsque vous ne les demandez pas ? La plupart des conseils non désirés ne sont que cela – non désirés. Attendez que votre ami vous demande un conseil, puis donnez-le-lui. S’il ne vous demande pas de conseils, ne les lui donnez pas. Donner des conseils non désirés vous donne l’impression d’être un je-sais-tout, ce qui ne favorise pas une bonne amitié ou une bonne communication. Parfois, la personne veut simplement que vous l’écoutiez pendant que vous essayez de régler le problème. Une bonne question à poser est : « Voulez-vous que je vous écoute ou que je vous aide à résoudre le problème ? » Cela vous donnera la réponse à la question de savoir si la personne souhaite que vous lui donniez des conseils à ce sujet. S’ils vous disent « juste écouter », faites-le. Fermez votre bouche et écoutez. C’est la meilleure façon d’être utile à ce moment-là. Si vous êtes respectueux de leurs besoins, il se peut qu’un jour ils vous demandent réellement votre avis.

4. Vérifiez votre ton et votre langage corporel

Le langage corporel est plus révélateur que les mots que vous dites. Par conséquent, surveillez votre ton et votre langage corporel lorsque vous parlez. Votre ton est-il dur ? Votre visage révèle-t-il votre dégoût lorsque quelqu’un d’autre parle ? Souriez-vous et rassurez-vous la personne qui parle ? Votre langage corporel en dit plus sur vos sentiments et vos pensées que vos mots, alors gardez cela à l’esprit la prochaine fois que vous aurez une conversation avec quelqu’un. Vérifiez votre langage corporel pour vous assurer qu’il est cohérent avec vos paroles.

5. Soyez réaliste

La meilleure façon de communiquer est d’être ouvert et honnête. Si vous êtes frustré, dites « Je suis frustré ». Être capable d’étiqueter vos sentiments et de les gérer peut vous aider à communiquer avec les autres. Si vous ne voulez pas parler d’un sujet, dites « Je ne veux pas parler de ça » pour faire savoir à l’autre personne où vous en êtes. Être capable d’exprimer vos pensées et vos sentiments peut être un grand pas vers une bonne communication avec les autres. Les petits enfants sont très doués pour cela, car ils n’ont pas appris toutes les nuances sociales de la manière de cacher leurs sentiments et d’être trompeurs dans leur communication. Nous avons tous besoin d’un retour à l’enfance pour comprendre comment communiquer plus honnêtement.

6. Il ne s’agit pas de vous

Communiquer ne se résume pas à vous. La communication est une voie à double sens et nous devons nous rappeler que les pensées et les sentiments de l’autre personne sont aussi importants que les nôtres. Je sais que c’est difficile à comprendre, mais nous devons faire des concessions lorsque nous communiquons avec les autres. Pour avoir une communication vraiment efficace, il faut être honnête dans les deux sens et bien comprendre ce qui est dit. Poser des questions claires et faire savoir à l’autre personne que vous l’écoutez sont d’excellents moyens d’améliorer la communication.

Essayez ces conseils pour voir s’ils améliorent votre communication avec vos collègues et votre famille. Vous serez peut-être surpris de constater à quel point il est simple de communiquer avec les autres.

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2) Comment communiquer efficacement avec votre équipe

En tant que manager, vous devez maintenir votre équipe à la tâche et être capable de travailler dans les délais impartis. Une grande partie de cette tâche consiste à bien communiquer avec eux. L’amélioration de la communication sur le lieu de travail peut apporter de nombreux avantages à votre organisation, tels qu’une productivité et une loyauté accrues.

Les risques de mauvaise communication ne valent pas la peine d’être réalisés dans un environnement de travail. Ils peuvent créer des difficultés telles qu’un conflit entre les membres du personnel ou un manque de confiance. Une communication négative peut également avoir un effet sur le moral des employés et peut créer une situation où les employés ou les services commencent à travailler en vase clos.

La communication avec les membres de votre équipe est cruciale, en particulier lorsque nous sommes confrontés à des périodes d’incertitude, comme dans le cas du Coronavirus. 

1. Planifier les réunions

Le moyen le plus simple de vous assurer que vous communiquez avec votre équipe est de l’inscrire au calendrier. « Cela signifie que vous avez le temps de parler avec votre équipe ». De plus, prévoyez du temps pour les réunions individuelles et de groupe. Ces deux moyens vous permettent de communiquer avec l’équipe dans son ensemble, ainsi qu’avec les individus lorsqu’ils ne souhaitent pas aborder un sujet avec l’ensemble du groupe.

2. Encourager les commentaires

Ne vous contentez pas de parler et de partir. Laissez de la place aux commentaires pour que vous puissiez mesurer l’efficacité de votre style de communication. Cela vous donnera également le privilège de savoir si votre message a été bien compris.

3. Reconnaître les aspects positifs

En tant que manager, il est facile de se concentrer sur le négatif et de le communiquer quand il le faut. Cependant, cela peut créer une atmosphère négative autour de votre équipe, et à long terme, ce n’est pas ce que vous voulez. Au contraire, la meilleure chose à faire est de se concentrer sur les aspects positifs lorsqu’ils se présentent afin de créer une expérience positive et d’améliorer l’engagement.

Assurez-vous de reconnaître et de récompenser le bon travail lorsque vous le voyez. Cela permet à votre équipe de voir que vous vous souciez du travail qu’elle fait et qu’elle en sera récompensée.

4. Utilisez les bons canaux pour communiquer

Il existe de nombreuses possibilités de communication avec votre équipe. C’est particulièrement vrai s’il s’agit d’une équipe à distance. Vous pouvez utiliser les appels vidéo, les SMS, les courriels, les messages instantanés, etc. Mais pour tirer le meilleur parti de votre équipe, vous devrez choisir la méthode de communication qui convient le mieux à votre équipe. 

5. Évitez les répétitions inutiles

Si vous voulez que les membres de votre équipe vous prennent au sérieux, n’ayez jamais l’air d’un disque rayé et ne battez pas un cheval mort. Dites aux membres de votre équipe ce que vous voulez qu’ils sachent ou fassent et demandez-leur s’ils sont clairs à ce sujet. S’ils ne le sont pas, alors seulement vous répétez ce que vous avez dit.

6. Fixer des délais/attentes

Quels sont vos objectifs ? Qu’ils soient clairs et n’oubliez pas de fixer des attentes.

Vous devez le communiquer aux employés en organisant éventuellement une réunion où vous pourrez tous deux discuter de ce qui doit être fait. Une discussion en tête-à-tête est toujours une bonne idée, car la plupart des gens aiment leur vie privée.

De préférence, vous pouvez dresser une liste de contrôle ainsi que des mesures à prendre. Cela permettra aux deux parties de connaître les tâches prévues ainsi que les dates d’échéance. C’est également l’occasion de parler des performances au travail et de la promotion, le cas échéant.

Il est également important que vous planifiiez à l’avance toute réunion afin d’être bien préparé à partager toute information que vous pourriez avoir. En vous préparant à l’avance, vous vous sentirez beaucoup plus à l’aise pour transmettre toute information et vous apprécierez autant que vos employés sont heureux d’absorber toute information.

7. Gesticuler

Utilisez vos mains pour démontrer votre message. Faites des gestes et des signaux de la main pour établir le sérieux de votre sujet lorsque vous communiquez avec les membres de votre équipe. Cela montre que vous comprenez ce que vous essayez de leur transmettre. Ne laissez pas vos mouvements corporels devenir trop exagérés et intenses.

8. Vérifiez votre grammaire

Une bonne grammaire est essentielle à une bonne communication, mais elle est souvent négligée. Si vous communiquez régulièrement par texte avec votre équipe, vous allez vouloir rafraîchir les vôtres. Il existe des outils en ligne qui vous aideront à améliorer votre rédaction. Les services de rédaction pour étudiants, par exemple, vérifient si votre texte contient des erreurs avant de l’envoyer. En utilisant ces outils, vous pourrez communiquer beaucoup plus clairement.

9. N’interrompez pas les autres

C’est assez évident, mais il faut le dire. Un bon leader doit être capable d’écouter aussi bien que de parler. Lorsque vous écoutez les autres, écoutez-les jusqu’à ce qu’ils aient fini de parler, avant de présenter votre propre point de vue. Si vous les coupez, ils peuvent se sentir négatifs à votre égard.

Ne soyez pas ce patron qui aime parler sans faire d’effort pour recevoir un retour d’information. Essayez de consulter l’opinion des autres. Si vous pensez que leur idée n’est pas assez bonne, expliquez-leur vos raisons. Cela ne fera que les aider à améliorer leur quête d’apprentissage et, en fin de compte, à réduire votre charge de travail à long terme.

Dès que vous vous rendez compte que vous parlez depuis un certain temps, vous pouvez faire une petite pause pour demander s’il y a des questions ou si le message est compris.

Le fait de permettre un mode de communication libre donne aux employés le sentiment d’être appréciés sur leur lieu de travail et encourage la transparence sur le lieu de travail.

Pour communiquer efficacement avec votre équipe, vous devez créer une atmosphère réceptive. Évitez à tout prix un environnement tendu, car si vous communiquez de manière trop intense, le message que vous essayez de faire passer risque de ne pas être bien compris ou retenu.

10. Écrivez-les

La communication n’est pas perdue lorsqu’elle est correctement documentée et que tout le monde en est conscient. Dans la mesure du possible, encouragez la mise par écrit, car cela permet de simplifier ce qui a été transmis et de mieux le décomposer.

Il est également important que vous passiez tous les deux en revue ce qui est écrit afin que les deux parties soient conscientes de ce que l’on attend de chacun.

Ce document peut ensuite être envoyé à l’autre personne par courrier électronique après la réunion pour en assurer le suivi. De cette façon, il est plus facile de fixer des délais par rapport à ce qui a été communiqué.

Le suivi servira de rappel au cas où une information communiquée aurait été perdue. Vous et votre employé pouvez toujours vous y référer à l’avenir.

11. Faire preuve de confiance et de sérieux

Assurez-vous de faire preuve de confiance et de sérieux pour ne pas être pris pour acquis. Lorsque les membres de votre équipe remarquent une incertitude et un manque de sérieux lorsque vous communiquez avec eux, ils sont susceptibles de traiter l’information avec mépris ou indifférence.

12. Réfléchissez avant de parler

Cela semble évident, mais vous devez réfléchir à ce que vous allez dire avant de le dire. Sachez quels sont les points que vous essayez de faire valoir et comment vos paroles auront un effet sur votre équipe. Il est étonnant de constater à quel point cela peut faire une différence de prendre un moment avant de dire quelque chose, juste pour organiser vos pensées.

Il en va de même pour la rédaction des messages. Ne vous contentez pas d’écrire quelque chose puis de l’envoyer tout de suite. En fait, réfléchissez à ce que vous dites dans votre message.

13. Utilisez-le ton de voix approprié

Un mot peut avoir un sens différent lorsqu’il est prononcé sur un ton différent. Veillez à utiliser le ton de voix approprié pour communiquer votre message à votre équipe afin de ne pas être mal compris et de ne pas décourager ou démotiver les membres ou les faire se taire complètement par peur.

14. En tête à tête

Les experts ont pu prouver que certaines personnes comprennent mieux lorsqu’on les prend à part et qu’on leur parle en tête-à-tête. Veillez à maintenir un contact visuel avec elles pour que le message soit bien compris.

Placez les visuels à des endroits stratégiques autour des postes de travail de votre équipe. Ils ne doivent pas seulement entendre le message, ils doivent aussi le voir. Cela permet une meilleure compréhension.

Certaines personnes saisissent facilement les messages lorsqu’il s’agit d’images et de sons. L’utilisation de présentations comme Microsoft PowerPoint pour communiquer avec votre équipe leur donnera la possibilité de s’y référer s’ils ne sont pas clairs sur certains points.

15. Évitez de marmonner

Les membres de votre équipe doivent pouvoir vous entendre clairement. Lorsque vous communiquez avec eux, essayez autant que possible de parler clairement et de ne pas marmonner des mots. Lorsque vous marmonnez des mots ou parlez trop vite, vous pouvez supposer qu’ils sont clairs sur le sujet. Mais en vérité, ils peuvent ne pas l’être. Cela montre également un manque de confiance de votre part.

16. Soyez reconnaissant

Après chaque session de communication, par quelque moyen que ce soit, n’oubliez jamais de remercier vos auditeurs pour leur temps. Cela ne vous coûtera rien et c’est une simple courtoisie.

N’oubliez pas que le but du travail en équipe est de partager des idées et de stimuler la productivité. Lorsque la communication efficace sur le lieu de travail est entravée, elle peut faire dévier tout l’effort.

Vous devez travailler dur à ces tactiques de communication et créer des règles de base pour tenir tout le monde au courant, ce qui permet d’éviter la confusion et de garantir l’achèvement du projet avec facilité.

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